Conditions d'utilisation

1. Acceptation des conditions

Diafa PMS est un service de gestion hôtelière fourni par Soulthread Technologies Oy, société immatriculée en Finlande et établie à Helsinki (« nous »). Les présentes conditions régissent l'abonnement à Diafa PMS et son utilisation, y compris l'application de bureau, les applications mobiles, les services cloud et ce site web. En souscrivant un abonnement ou en utilisant le service, le client (« vous ») accepte ces conditions. Diafa PMS s'adresse aux entreprises et aux professionnels, et non aux consommateurs.

2. Le service et votre licence

Diafa PMS est fourni sous forme de logiciel en tant que service (SaaS), par abonnement. Tant que votre abonnement est actif et payé, nous vous accordons un droit non exclusif et non transférable d'installer et d'utiliser les applications Diafa PMS et d'accéder aux services cloud associés pour l'exploitation des établissements couverts par votre abonnement.

Le droit d'utilisation n'existe que pendant la durée d'un abonnement actif et payé
Le logiciel est concédé sous licence et non vendu ; nous en conservons tous les droits de propriété intellectuelle
Vous ne pouvez pas revendre, sous-licencier ni mettre le service à disposition de tiers extérieurs à votre organisation
Vous ne pouvez pas copier, décompiler ni faire de l'ingénierie inverse du logiciel, sauf dans les limites autorisées par une loi impérative

3. Comptes et utilisateurs autorisés

Vous êtes responsable des comptes créés dans le cadre de votre abonnement, de la confidentialité des identifiants et de toute activité effectuée par leur intermédiaire. Les rôles doivent être attribués de sorte que chaque membre du personnel n'accède qu'aux données nécessaires à ses fonctions. Informez-nous sans délai injustifié si vous constatez un accès non autorisé à votre compte.

4. Démonstration et période d'essai

Nous commençons généralement par une démonstration guidée, suivie d'un essai de 14 jours pendant lequel vous pouvez travailler avec les données réelles de votre établissement. L'essai n'entraîne aucune obligation de paiement et ne se transforme pas automatiquement en abonnement payant : l'abonnement payant ne commence qu'à la confirmation d'une formule. Les données saisies pendant l'essai peuvent être reprises dans l'abonnement payant ou supprimées à votre demande.

5. Durée de l'abonnement et reconduction

Diafa PMS est vendu sous forme d'abonnement à durée continue. La période de facturation standard est d'un mois et commence le jour de l'activation de l'abonnement. Sauf résiliation avant la fin de la période en cours, l'abonnement est reconduit automatiquement pour une nouvelle période de même durée, selon la formule et les modules alors en vigueur.

Les abonnements mensuels sont reconduits chaque mois à la même date calendaire
Une option annuelle peut être proposée à tarif réduit (douze mois pour le prix de dix) et se reconduit tous les douze mois
Il n'existe aucun engagement au-delà de la période de facturation en cours, sauf accord écrit distinct

6. Tarifs, facturation et taxes

Les frais d'abonnement sont facturés d'avance pour chaque période de facturation, en fonction de la formule, du nombre de chambres et des modules retenus. Les prix publiés sur ce site sont des prix de départ et s'entendent hors TVA.

Les frais sont facturés d'avance au début de chaque période de facturation
Tous les prix sont hors taxes ; la TVA est ajoutée au taux légal applicable et l'autoliquidation intracommunautaire est appliquée le cas échéant
Les moyens de paiement acceptés sont le virement bancaire, la carte internationale et les moyens de paiement locaux selon votre pays
Aucuns frais de mise en service ne sont facturés ; l'installation standard, la migration de vos données existantes et l'accompagnement au démarrage sont inclus, sauf migration complexe faisant l'objet d'un devis préalable
Les coûts à l'usage de services tiers optionnels, tels que les frais de messages WhatsApp ou les frais de traitement des paiements, peuvent être facturés séparément et sont indiqués avant l'activation du module

7. Retard de paiement et suspension

Les factures sont payables sous 14 jours à compter de leur date, sauf accord contraire. En cas de retard, nous pouvons appliquer les intérêts légaux prévus par la loi finlandaise sur les intérêts ainsi que des frais de recouvrement raisonnables. Si une facture demeure impayée 14 jours après un rappel écrit, nous pouvons suspendre l'accès aux services cloud, notamment la synchronisation, le moteur de réservation, le channel manager et le portail client, jusqu'au paiement. La suspension n'entraîne aucune suppression de données, l'application de bureau continue de fonctionner en local et l'accès complet est rétabli rapidement après paiement.

8. Changement de formule et de modules

Vous pouvez à tout moment passer à une formule supérieure ou inférieure, ajouter ou retirer des modules. Les montées en gamme et les nouveaux modules prennent effet immédiatement et sont facturés au prorata de la période de facturation restante. Les passages à une formule inférieure et les retraits de modules prennent effet au début de la période de facturation suivante, et les sommes déjà réglées pour la période en cours ne sont pas remboursées. Lorsque le tarif dépend du nombre de chambres, il est revu à chaque modification de ce nombre.

9. Évolution des tarifs

Nous pouvons modifier les tarifs d'abonnement. Nous vous en informons par courriel au moins 30 jours avant la prise d'effet, et le nouveau tarif s'applique à compter de votre reconduction suivante. Si vous n'acceptez pas le nouveau tarif, vous pouvez résilier l'abonnement avec effet à la date d'entrée en vigueur du changement. Les périodes déjà payées ne sont pas affectées.

10. Résiliation par le client

Vous pouvez résilier à tout moment par notification écrite ; un courriel adressé au support ou à la facturation suffit. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours : l'abonnement n'est pas reconduit et aucune facture supplémentaire n'est émise. Les sommes correspondant à la période en cours ou aux périodes antérieures ne sont pas remboursées au prorata, le service ayant été mis à disposition pendant ces périodes. Avec un abonnement mensuel, vous ne payez donc jamais au-delà du mois en cours après votre décision de partir.

11. Suspension et résiliation par nos soins

Nous pouvons suspendre ou résilier l'abonnement en cas de manquement substantiel non corrigé dans les 30 jours suivant une mise en demeure écrite, de défaut de paiement dans les conditions décrites ci-dessus, ou d'utilisation illicite du service. Nous pouvons également mettre fin au service, à une formule ou à un module moyennant un préavis d'au moins 90 jours ; dans ce cas, les sommes payées d'avance pour la période postérieure à l'arrêt sont remboursées.

12. Vos données et la fin de l'abonnement

Vos données d'exploitation et vos données clients vous appartiennent. Les données de réception sont stockées localement sur vos propres machines, et notre infrastructure cloud à Helsinki assure la synchronisation, les sauvegardes, les intégrations et les modules en ligne.

Vous pouvez exporter vos données à tout moment pendant la durée de l'abonnement
Les données conservées localement sur vos machines restent en votre possession après la fin de l'abonnement
Les données hébergées dans le cloud restent exportables pendant 30 jours après la résiliation
Les données hébergées dans le cloud sont supprimées dans les 90 jours suivant la résiliation, sauf obligation légale de conservation plus longue
Nous ne vendons pas les données des clients ni celles de leurs hôtes et ne les utilisons pas pour développer un produit concurrent

13. Données personnelles et protection des données

Lorsque des données personnelles de clients ou de personnel sont traitées dans Diafa PMS, vous agissez en qualité de responsable de traitement et nous en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Ce traitement est régi par notre accord de traitement des données, qui fait partie du présent contrat et précise les finalités, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs et notre assistance en cas de demandes des personnes concernées. Les données personnelles collectées via ce site sont traitées conformément à notre politique de confidentialité.

14. Usage acceptable

Le service doit être utilisé licitement et dans le respect de la vie privée de vos clients et de votre personnel. Vous vous engagez à ne pas :

Utiliser le service de manière illicite ou en violation de la vie privée des clients ou du droit de la protection des données
Tenter d'accéder sans autorisation au service, aux données d'autres clients ou à notre infrastructure
Perturber, surcharger ou sonder le service ou ses interfaces, en dehors de tests de sécurité convenus
Utiliser l'API, les webhooks ou l'accès MCP pour extraire des données pour le compte de tiers sans base légale
Envoyer aux clients des messages illicites, trompeurs ou non sollicités via les modules de messagerie

15. Services tiers et intégrations

Diafa PMS se connecte à des services exploités par des tiers, notamment les canaux OTA, les fournisseurs de messagerie, les prestataires de paiement et les fournisseurs d'IA. L'utilisation de ces services est soumise à leurs propres conditions et tarifs, et leur disponibilité, leurs évolutions et leurs interruptions échappent à notre contrôle. Nous sélectionnons et suivons nos partenaires d'intégration avec soin, mais nous ne répondons pas des actes, de la disponibilité ni des frais des tiers.

16. Disponibilité, maintenance et support

Diafa PMS est conçu pour continuer à fonctionner en cas de coupure de connexion : réservations, arrivées, paiements, gouvernante et rapports se poursuivent sur votre installation locale et se synchronisent au retour de la connexion. Nous nous efforçons de maintenir les services cloud disponibles en continu et de réaliser la maintenance planifiée en dehors des heures de pointe, en prévenant à l'avance lorsqu'une interruption est attendue. Le support est fourni par courriel avec la formule Starter, par courriel prioritaire avec Professional, et en support prioritaire avec chat pour Enterprise. Des niveaux de disponibilité ou des délais de réponse précis ne s'appliquent que s'ils figurent dans un accord de niveau de service écrit.

17. Garanties et exclusions

Nous fournissons le service avec le soin et la compétence propres à un professionnel et corrigeons les défauts signalés dans un délai raisonnable. Au-delà, le service est fourni « en l'état » et nous ne garantissons ni un fonctionnement ininterrompu ou exempt d'erreurs, ni l'adéquation à un usage particulier non convenu par écrit. Il vous appartient de vérifier que votre utilisation respecte les obligations comptables, fiscales, de déclaration des voyageurs et de reporting applicables à votre établissement.

18. Limitation de responsabilité

Aucune des parties ne limite sa responsabilité en cas de dommage causé intentionnellement ou par faute lourde, ni pour toute responsabilité qui ne peut être limitée par la loi. Sous cette réserve, notre responsabilité totale au titre de l'ensemble des réclamations survenues sur une période de douze mois est limitée aux frais d'abonnement que vous avez payés pour le service au cours des douze mois précédant le fait générateur. Nous ne répondons pas des dommages indirects ou consécutifs, y compris la perte de bénéfices, de chiffre d'affaires, de clientèle ou de données, ni des dommages qui auraient pu être évités en utilisant les fonctions de sauvegarde et d'export offertes par le service.

19. Confidentialité

Chaque partie préserve la confidentialité des informations confidentielles de l'autre et ne les utilise que pour l'exécution du présent contrat. Cette obligation demeure pendant trois ans après la fin de l'abonnement. Elle ne s'applique pas aux informations publiques, développées de façon indépendante ou dont la divulgation est exigée par la loi ou par une autorité compétente.

20. Modification des présentes conditions

Nous pouvons mettre à jour ces conditions à mesure que le service évolue. Les modifications substantielles sont notifiées par courriel ou dans l'application au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur et s'appliquent à compter de votre reconduction suivante. Si vous n'acceptez pas une modification substantielle, vous pouvez résilier avant sa prise d'effet. Les modifications mineures, telles que des précisions ou des corrections, peuvent prendre effet immédiatement.

21. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont régies par le droit finlandais, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois et de la Convention des Nations unies sur les contrats de vente internationale de marchandises. Les parties s'efforcent d'abord de régler tout litige par la négociation. À défaut, les litiges relèvent du tribunal de première instance d'Helsinki, en Finlande, sauf si une règle locale impérative impose une autre juridiction.

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Email: info@diafapms.com