Nutzungsbedingungen

1. Geltung dieser Bedingungen

Diafa PMS ist ein Hotelmanagement-Dienst der Soulthread Technologies Oy, einer in Finnland eingetragenen Gesellschaft mit Sitz in Helsinki („wir"). Diese Nutzungsbedingungen regeln das Abonnement und die Nutzung von Diafa PMS, einschließlich der Desktop-Anwendung, der mobilen Apps, der Cloud-Dienste und dieser Website. Mit dem Abschluss eines Abonnements oder der Nutzung des Dienstes akzeptiert der Kunde („Sie") diese Bedingungen. Diafa PMS richtet sich an Unternehmen und gewerbliche Betreiber, nicht an Verbraucher.

2. Der Dienst und Ihre Lizenz

Diafa PMS wird als Software as a Service auf Abonnementbasis bereitgestellt. Solange Ihr Abonnement aktiv und bezahlt ist, räumen wir Ihnen ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht ein, die Diafa-PMS-Anwendungen zu installieren und zu nutzen sowie auf die zugehörigen Cloud-Dienste für den Betrieb der vom Abonnement erfassten Häuser zuzugreifen.

Das Nutzungsrecht besteht nur, solange das Abonnement aktiv und bezahlt ist
Die Software wird lizenziert, nicht verkauft; sämtliche Schutzrechte verbleiben bei uns
Der Dienst darf nicht weiterverkauft, unterlizenziert oder Dritten außerhalb Ihrer Organisation zugänglich gemacht werden
Die Software darf nicht kopiert, dekompiliert oder zurückentwickelt werden, außer soweit zwingendes Recht dies erlaubt

3. Konten und berechtigte Nutzer

Sie sind für die unter Ihrem Abonnement angelegten Benutzerkonten, die Vertraulichkeit der Zugangsdaten und alle darüber ausgeführten Handlungen verantwortlich. Rollen sind so zu vergeben, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter nur auf das zugreift, was die jeweilige Aufgabe erfordert. Bitte informieren Sie uns unverzüglich, wenn Ihnen ein unbefugter Zugriff auf Ihr Konto bekannt wird.

4. Demo und Testphase

In der Regel beginnen wir mit einer geführten Demonstration, gefolgt von einer 14-tägigen Testphase, in der Sie mit den echten Daten Ihres Hauses arbeiten können. Die Testphase begründet keine Zahlungspflicht und geht nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement über: Dieses beginnt erst mit Ihrer Bestätigung eines Tarifs. Während der Testphase erfasste Daten können in das kostenpflichtige Abonnement übernommen oder auf Ihren Wunsch gelöscht werden.

5. Laufzeit und Verlängerung

Diafa PMS wird als fortlaufendes Abonnement verkauft. Der Standardabrechnungszeitraum beträgt einen Monat und beginnt am Tag der Aktivierung. Wird das Abonnement nicht vor Ablauf des laufenden Zeitraums gekündigt, verlängert es sich automatisch um einen weiteren Zeitraum gleicher Länge zu dem dann geltenden Tarif und den dann aktiven Modulen.

Monatliche Abonnements verlängern sich jeden Monat am selben Kalendertag
Eine Jahresoption kann vergünstigt angeboten werden (zwölf Monate zum Preis von zehn) und verlängert sich alle zwölf Monate
Über den laufenden Abrechnungszeitraum hinaus besteht keine Mindestlaufzeit, sofern nicht gesondert schriftlich vereinbart

6. Entgelte, Abrechnung und Steuern

Die Abonnementgebühren werden für jeden Abrechnungszeitraum im Voraus berechnet, auf Grundlage des Tarifs, der Zimmerzahl und der gewählten Module. Die auf dieser Website veröffentlichten Preise sind Startpreise und verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.

Die Entgelte werden zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums im Voraus in Rechnung gestellt
Alle Preise verstehen sich netto; die Umsatzsteuer wird zum jeweils gesetzlichen Satz hinzugerechnet, das EU-Reverse-Charge-Verfahren wird angewendet, soweit einschlägig
Akzeptierte Zahlungsarten sind Banküberweisung, internationale Karte sowie länderabhängige lokale Zahlungsarten
Es fallen keine Einrichtungsgebühren an; Standardinstallation, Migration Ihrer vorhandenen Daten und Einführung sind enthalten, sofern eine aufwendige Migration nicht vorab gesondert angeboten wird
Nutzungsabhängige Kosten optionaler Drittdienste, etwa WhatsApp-Nachrichtenentgelte oder Zahlungsabwicklungsgebühren, können gesondert berechnet werden und werden vor Aktivierung des Moduls ausgewiesen

7. Zahlungsverzug und Sperrung

Rechnungen sind, sofern nichts anderes vereinbart ist, innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum fällig. Bei Verzug können wir Verzugszinsen nach dem finnischen Zinsgesetz sowie angemessene Beitreibungskosten berechnen. Bleibt eine Rechnung 14 Tage nach einer schriftlichen Mahnung unbezahlt, können wir den Zugang zu den Cloud-Diensten – einschließlich Synchronisation, Buchungsmaschine, Channel Manager und Gästeportal – bis zum Zahlungseingang sperren. Eine Sperrung löscht keine Daten, der lokale Betrieb der Desktop-Anwendung läuft weiter, und der volle Zugang wird nach Zahlung umgehend wiederhergestellt.

8. Tarif- und Moduländerungen

Sie können jederzeit hoch- oder herabstufen sowie Module hinzufügen oder entfernen. Höherstufungen und neu aktivierte Module gelten sofort und werden anteilig für den Rest des laufenden Abrechnungszeitraums berechnet. Herabstufungen und Modulentfernungen werden zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wirksam; bereits gezahlte Entgelte für den laufenden Zeitraum werden nicht erstattet. Hängt der Preis von der Zimmerzahl ab, wird er bei Änderung dieser Zahl angepasst.

9. Preisänderungen

Wir können die Abonnementpreise ändern. Wir informieren mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden schriftlich per E-Mail; der neue Preis gilt ab der nächsten Verlängerung. Akzeptieren Sie den neuen Preis nicht, können Sie das Abonnement zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung kündigen. Bereits bezahlte Abrechnungszeiträume bleiben unberührt.

10. Kündigung durch Sie

Sie können jederzeit schriftlich kündigen; eine E-Mail an unseren Support oder die Rechnungsstelle genügt. Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam: Das Abonnement wird nicht verlängert und es werden keine weiteren Rechnungen gestellt. Entgelte für den laufenden oder frühere Zeiträume werden nicht anteilig erstattet, da der Dienst in diesen Zeiträumen bereitgestellt wurde. Bei einem Monatsabonnement zahlen Sie damit nach Ihrer Kündigungsentscheidung nie mehr als den laufenden Monat.

11. Sperrung und Kündigung durch uns

Wir können das Abonnement bei einer wesentlichen Vertragsverletzung, die nicht innerhalb von 30 Tagen nach schriftlicher Aufforderung behoben wird, bei Zahlungsverzug wie oben beschrieben oder bei rechtswidriger Nutzung sperren oder kündigen. Wir können den Dienst oder einen einzelnen Tarif bzw. ein Modul außerdem mit einer Frist von mindestens 90 Tagen einstellen; in diesem Fall werden im Voraus gezahlte Entgelte für die Zeit nach der Einstellung erstattet.

12. Ihre Daten und das Ende des Abonnements

Ihre Betriebs- und Gästedaten gehören Ihnen. Die Daten der Rezeption werden lokal auf Ihren eigenen Rechnern gespeichert; unsere Cloud-Infrastruktur in Helsinki unterstützt Synchronisation, Sicherung, Integrationen und die Online-Module.

Sie können Ihre Daten während des laufenden Abonnements jederzeit exportieren
Lokal auf Ihren Rechnern gespeicherte Daten verbleiben nach Vertragsende in Ihrem Besitz
In der Cloud gespeicherte Daten bleiben nach Vertragsende 30 Tage lang exportierbar
In der Cloud gespeicherte Daten werden innerhalb von 90 Tagen nach Vertragsende gelöscht, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
Wir verkaufen weder Kunden- noch Gästedaten und nutzen sie nicht zum Aufbau eines Konkurrenzprodukts

13. Personenbezogene Daten und Datenschutz

Werden personenbezogene Daten von Gästen und Mitarbeitenden über Diafa PMS verarbeitet, sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Die Verarbeitung richtet sich nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Bestandteil dieser Vereinbarung ist und Zwecke, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragsverarbeiter sowie unsere Unterstützung bei Betroffenenanfragen regelt. Über diese Website erhobene personenbezogene Daten behandeln wir gemäß unserer Datenschutzerklärung.

14. Zulässige Nutzung

Der Dienst ist rechtmäßig und unter Wahrung der Privatsphäre Ihrer Gäste und Mitarbeitenden zu nutzen. Sie verpflichten sich, Folgendes zu unterlassen:

Rechtswidrige Nutzung des Dienstes oder Nutzung unter Verstoß gegen die Privatsphäre der Gäste oder das Datenschutzrecht
Versuche, unbefugt auf den Dienst, auf Daten anderer Kunden oder auf unsere Infrastruktur zuzugreifen
Störung, Überlastung oder Ausspähen des Dienstes und seiner Schnittstellen, außer im Rahmen vereinbarter Sicherheitstests
Nutzung von API, Webhooks oder MCP-Zugang, um ohne Rechtsgrundlage Daten für Dritte zu extrahieren
Versand rechtswidriger, irreführender oder unerwünschter Nachrichten an Gäste über die Nachrichtenmodule

15. Drittdienste und Integrationen

Diafa PMS verbindet sich mit Diensten Dritter, darunter OTA-Kanäle, Messaging-Anbieter, Zahlungsdienstleister und KI-Anbieter. Deren Nutzung unterliegt ihren eigenen Bedingungen und Preisen; Verfügbarkeit, Änderungen und Ausfälle liegen außerhalb unseres Einflussbereichs. Wir wählen Integrationspartner sorgfältig aus und überwachen sie, haften jedoch nicht für Handlungen, Verfügbarkeit oder Entgelte Dritter.

16. Verfügbarkeit, Wartung und Support

Diafa PMS ist so gebaut, dass es bei Verbindungsausfällen weiterarbeitet: Reservierungen, Check-ins, Zahlungen, Housekeeping und Berichte laufen auf Ihrer lokalen Installation weiter und werden synchronisiert, sobald die Verbindung zurückkehrt. Wir bemühen uns, die Cloud-Dienste durchgängig verfügbar zu halten und geplante Wartungen außerhalb der Stoßzeiten durchzuführen, mit Vorankündigung, wenn eine Unterbrechung zu erwarten ist. Support erfolgt bei Starter per E-Mail, bei Professional per priorisierter E-Mail und bei Enterprise als priorisierter Support mit Chat. Konkrete Verfügbarkeitswerte oder Reaktionszeiten gelten nur, soweit sie in einem schriftlichen Service-Level-Agreement festgelegt sind.

17. Gewährleistung und Haftungsausschluss

Wir erbringen den Dienst mit professioneller Sorgfalt und Fachkunde und beheben gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist. Darüber hinaus wird der Dienst „wie besehen" bereitgestellt; wir gewährleisten weder einen unterbrechungsfreien oder fehlerfreien Betrieb noch die Eignung für einen bestimmten, nicht schriftlich vereinbarten Zweck. Sie bleiben dafür verantwortlich, dass Ihre Nutzung die für Ihr Haus geltenden buchhalterischen, steuerlichen, melderechtlichen und berichtsbezogenen Anforderungen erfüllt.

18. Haftungsbeschränkung

Keine Partei beschränkt ihre Haftung für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden oder für Haftung, die nach anwendbarem Recht nicht beschränkt werden kann. Vorbehaltlich dessen ist unsere Gesamthaftung für alle innerhalb eines Zwölfmonatszeitraums entstehenden Ansprüche auf die Abonnementgebühren begrenzt, die Sie in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis für den Dienst gezahlt haben. Für mittelbare Schäden und Folgeschäden – einschließlich entgangenen Gewinns, Umsatzes, Goodwills oder Datenverlusts – sowie für Schäden, die durch Nutzung der bereitgestellten Sicherungs- und Exportfunktionen vermeidbar gewesen wären, haften wir nicht.

19. Vertraulichkeit

Jede Partei behandelt die vertraulichen Informationen der anderen vertraulich und verwendet sie nur zur Erfüllung dieser Vereinbarung. Die Pflicht besteht drei Jahre nach Ende des Abonnements fort. Sie gilt nicht für Informationen, die öffentlich sind, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund Gesetzes oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen.

20. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen mit der Weiterentwicklung des Dienstes aktualisieren. Wesentliche Änderungen teilen wir mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden per E-Mail oder in der Anwendung mit; sie gelten ab Ihrer nächsten Verlängerung. Akzeptieren Sie eine wesentliche Änderung nicht, können Sie das Abonnement vor deren Inkrafttreten kündigen. Geringfügige Änderungen wie Klarstellungen und Korrekturen können sofort wirksam werden.

21. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

Diese Bedingungen unterliegen finnischem Recht unter Ausschluss seiner Kollisionsnormen und des UN-Kaufrechts. Die Parteien versuchen zunächst, Streitigkeiten durch Verhandlung beizulegen. Andernfalls entscheidet das Bezirksgericht Helsinki, Finnland, sofern nicht zwingendes lokales Recht einen anderen Gerichtsstand vorschreibt.

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Email: info@diafapms.com