Overstappen zonder de receptie te ontregelen
De meeste accommodaties draaien binnen een week. Ons team verzorgt de installatie, de configuratie, de migratie en de opleiding, zodat uw werking niet stilvalt.
Wat de onboarding omvat
Alles wat nodig is van contract tot livegang, verzorgd door ons team.
Opzet van de accommodatie
Kamers, tariefplannen, belastingen, valuta's, boekingsvoorwaarden en betaalmethoden ingesteld op maat van uw werking.
Installatie op afstand
De desktop-app wordt op uw machines geïnstalleerd. De housekeeping-app wordt op mobiele toestellen gezet. De opvolgingsapp voor managers wordt ingesteld voor de betrokkenen.
Migratieplanning
Voorraad, gastdossiers, reserveringen en tariefstructuren worden vanuit uw bestaande systeem in kaart gebracht. De gegevens worden gecontroleerd vóór de overschakeling.
Opleiding van het team
Sessies per rol voor receptie, housekeeping en management. Opgenomen voor toekomstige medewerkers, met praktisch naslagmateriaal.
Begeleiding bij de livegang
Ons team staat klaar tijdens uw eerste dagen live. Snelle aanpassingen, vragen van medewerkers en problemen tijdens de werking worden meteen opgelost.
De typische uitrolstappen
Een gestructureerd traject van contract tot werking in vijf fasen.
Verkenning
We leren hoe uw accommodatie vandaag werkt: voorraad, tariefplannen, betaalstromen, rapporteringsbehoeften en eventuele landgebonden vereisten.
Configuratie
Het profiel van de accommodatie wordt opgebouwd: kamers, tarieven, belastingen, gebruikersaccounts, rollen en rechten. Kanaalkoppelingen worden voorbereid waar van toepassing.
Gegevens voorbereiden
Bestaande gegevens worden geëxporteerd, opgeschoond en toegewezen aan Diafa PMS. Controlerondes vangen onregelmatigheden op voordat ze in productie komen.
Opleiding
Praktijksessies per rol. Receptie, housekeeping en management leren elk de werkstromen die ze echt zullen gebruiken.
Livegang
De overschakelingsdag wordt met uw team afgestemd. Ondersteuning bij de hand tijdens de overgang. Opvolgmomenten in de eerste weken erna.
Waarvandaan we kunnen migreren
Wat u vandaag ook gebruikt, wij brengen uw werking over naar Diafa PMS.
Andere PMS-systemen
De gangbare exportformaten worden ondersteund. We wijzen de velden toe, behouden de gastgeschiedenis en bewaren de boekhoudkundige gegevens.
Spreadsheets
Reserveringslijsten, tarieftabellen en gastenlijsten uit Excel en Google Spreadsheets, gestructureerd en ingelezen in het systeem.
Papieren registers
Handgeschreven gastdossiers en financiële registers kunnen tijdens de onboarding worden gedigitaliseerd. Gestructureerde invoer door ons team, samen met u gecontroleerd.
Documenten met kamers en tarieven
Bestaande tariefbladen, kanaalafspraken en documenten over de opzet van de accommodatie worden omgezet in de configuratie van Diafa PMS.
Uitrol per type accommodatie
De onboarding past zich aan de complexiteit van uw werking aan.
Kleine accommodatie
Eén locatie, eenvoudige tariefstructuur, doorgaans operationeel binnen 3 tot 5 werkdagen na ondertekening.
Groeiend hotel
OTA-koppelingen, meerdere tariefplannen en bestaande gastgeschiedenis, doorgaans 1 tot 2 weken inclusief de datamigratie.
Uitrol over meerdere accommodaties
Gedeelde voorraad over locaties heen, centrale rapportage en gebruikersrollen over accommodaties heen; de timing wordt tijdens de verkenning bepaald.
Vraag een doorlichting van de implementatie aan
Overloop samen met ons team uw huidige opzet, de omvang van de datamigratie en de uitroltiming.