Toepassingen

De uitdaging

Een hotel met 40 kamers staat op Booking.com, Airbnb en de eigen website, en kampt geregeld met overboekingen. Het personeel is uren bezig met gasten te herhuisvesten en de onlinebeoordelingen lijden eronder.

Hoe Diafa PMS helpt

De channel manager synchroniseert de beschikbaarheid in realtime over alle platformen. Wordt een kamer op één kanaal geboekt, dan sluit ze meteen op de andere. Tijdens internetstoringen worden de OTA-kamers automatisch gesloten, zodat er geen blinde overboekingen ontstaan.

Verwachte resultaten

• Beschikbaarheid die in realtime synchroniseert over alle gekoppelde kanalen
• Kamers die automatisch sluiten wanneer de verbinding wegvalt
• Omzetopvolging per kanaal die de echte winstgevendheid van OTA's toont

Belangrijkste functies

De uitdaging

Een accommodatie wil dat gasten via de eigen website boeken en betalen, maar heeft geen manier om onlinebetalingen te ontvangen. Alle directe boekingen verlopen telefonisch, wat leidt tot veel no-shows en hoge OTA-commissies.

Hoe Diafa PMS helpt

Diafa Direct voegt een boekingsmodule toe met ingebouwde onlinebetaling. Gasten zoeken de beschikbaarheid, kiezen een kamer en betalen online. De boeking wordt automatisch bevestigd en gesynchroniseerd.

Verwachte resultaten

• Directe boekingen met onlinebetaling
• Minder no-shows dankzij vooraf betaalde reserveringen
• Een volledig automatische flow van boeking tot bevestiging

Belangrijkste functies

De uitdaging

Een hotel in een regio met een wisselvallige internetverbinding gebruikt een PMS in de cloud dat bij elke storing uitvalt. Het personeel valt terug op papier en het rechtzetten na elke storing kost uren.

Hoe Diafa PMS helpt

Diafa PMS draait als desktoptoepassing met een lokale databank. Reserveringen, check-ins, betalingen, housekeeping en rapporten lopen door zonder internet. De gegevens synchroniseren automatisch zodra de verbinding terug is.

Verwachte resultaten

• Geen stilstand in de werking, wat het internet ook doet
• Correcte gegevens ook tijdens storingen van meerdere uren
• Automatische synchronisatie bij herverbinding, zonder handmatig rechtzetten

Belangrijkste functies

De uitdaging

Een accommodatie met zowel lokale als internationale gasten volgt de omzet op in spreadsheets. De vorige software duwde alles in één valuta, wat verschillen opleverde. De maandelijkse afstemming duurt dagen.

Hoe Diafa PMS helpt

Diafa PMS volgt elke valuta op als een afzonderlijk grootboek. Kamerprijzen, diensten, betalingen en rapporten blijven per valuta gescheiden. Geen automatische omrekeningen. De financiële rapporten tonen de echte omzet in elke valuta.

Verwachte resultaten

• Werkelijk zicht op de omzet per valuta, zonder gedwongen omrekeningen
• Maandelijkse afstemming van dagen naar minuten
• Heldere financiële rapporten, netjes gescheiden per valuta

Belangrijkste functies

De uitdaging

Een gastenverblijf met 25 kamers regelt alles met handgeschreven registers en Excel. Een vorig verblijf van een gast terugvinden betekent oude schriften doorbladeren. Housekeeping werkt op mondelinge instructies. De maandafsluiting duurt dagen.

Hoe Diafa PMS helpt

Diafa PMS digitaliseert elke werkstroom. Een visuele kalender met slepen en neerzetten. Check-in met één klik en blijvende gastprofielen. Automatisch aangemaakte housekeepingtaken. Rapporten zijn meteen beschikbaar. Suggesties van de AI verschijnen op het dashboard.

Verwachte resultaten

• Check-in in minder dan 90 seconden
• Meteen toegang tot de volledige gastgeschiedenis
• Housekeepingtaken die automatisch worden aangemaakt
• Financiële rapporten in realtime, wanneer u ze nodig hebt

Belangrijkste functies

De uitdaging

Een resort wil diensten op de kamer digitaal aanbieden, maar heeft daar geen schaalbare manier voor. Telefonische aanvragen raken zoek en het management heeft geen zicht op de omzet uit diensten.

Hoe Diafa PMS helpt

Het gastenportaal maakt van elke kamer een digitaal bestelpunt. Gasten scannen een QR-code, bekijken een visueel aanbod van roomservice, spa, wasserij en transfers, en bestellen vanaf hun telefoon. De bestellingen komen in realtime bij de receptie binnen en lopen automatisch door in de omzetrapporten.

Verwachte resultaten

• Meer bestellingen dankzij eenvoudige digitale toegang
• Snellere opvolging doordat bestellingen meteen binnenkomen
• Volledig zicht op de omzet uit bijkomende diensten
• Bestellen kan 24/7 zonder extra werk voor de receptie

Belangrijkste functies

De uitdaging

Een hotel met 35 kamers heeft veel no-shows bij directe boekingen. Bevestigingsgesprekken kosten veel tijd en worden vaak niet beantwoord.

Hoe Diafa PMS helpt

WhatsApp-berichten sturen automatisch boekingsbevestigingen, herinneringen vóór aankomst en welkomstberichten. Gasten krijgen hun boekingsgegevens meteen. Herinneringen vóór aankomst zetten aan tot annuleren vóór de dag zelf, zodat kamers opnieuw verkocht kunnen worden.

Verwachte resultaten

• Automatische bevestigingen via WhatsApp binnen enkele seconden
• Herinneringen vóór aankomst die tot vroege annuleringen leiden in plaats van no-shows
• Tijd die vrijkomt bij het personeel dat vroeger bevestigingsgesprekken voerde

Belangrijkste functies

De uitdaging

Een accommodatie ligt in een gebied zonder betrouwbare verbinding: een berghotel in Lapland, een herberg in de Zweedse scherenkust of een safarilodge in Tsavo. De receptie kan tijdens de werkuren niet op de cloud rekenen, en de OTA's kunnen niet in realtime worden bijgewerkt.

Hoe Diafa PMS helpt

Diafa PMS draait volledig op de lokale hoofdtoepassing. Elke reservering, check-in, betaling en housekeepingtaak wordt naar de lokale databank geschreven. Op het einde van de dag neemt de manager de laptop mee naar een plek met verbinding — thuis, aan de ingang van de lodge of op het kantoor in het dorp — en stuurt de synchronisatie alles door naar de Hub. De channel manager werkt Booking.com, Airbnb en Expedia 's nachts bij. Diafa Direct, ingebouwd in de eigen website van de accommodatie, blijft 24/7 directe boekingen aannemen en zet het marketingwerk van de manager om in omzet zonder commissie.

Verwachte resultaten

• Geen stilstand tijdens de werkdag, wat de verbinding ook doet
• OTA's die automatisch bijwerken vanuit één verbindingsmoment per dag
• Directe boekingen die dag en nacht op de eigen website binnenkomen
• Geen terugval op papier en geen rechtzetwerk de volgende ochtend

Belangrijkste functies