Algemene voorwaarden

1. Aanvaarding van deze voorwaarden

Diafa PMS is een dienst voor hotelbeheer die wordt geleverd door Soulthread Technologies Oy, een in Finland geregistreerde vennootschap met vestigingsplaats Helsinki ("wij", "ons"). Deze algemene voorwaarden gelden voor het abonnement op en het gebruik van Diafa PMS, met inbegrip van de desktoptoepassing, de mobiele apps, de clouddiensten en deze website. Door een abonnement te nemen op Diafa PMS of de dienst te gebruiken, aanvaardt u ("u", "de klant") deze voorwaarden. Diafa PMS wordt aangeboden aan ondernemingen en professionele uitbaters, niet aan consumenten.

2. De dienst en uw gebruiksrecht

Diafa PMS wordt op abonnementsbasis geleverd als software as a service. Zolang uw abonnement actief en betaald is, verlenen wij u een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Diafa PMS-toepassingen te installeren en te gebruiken en om toegang te krijgen tot de bijbehorende clouddiensten, voor de uitbating van de accommodaties die onder uw abonnement vallen.

• Het gebruiksrecht bestaat alleen zolang het abonnement actief en betaald is
• De software wordt in licentie gegeven, niet verkocht; alle intellectuele-eigendomsrechten blijven bij ons
• U mag de dienst niet doorverkopen, in sublicentie geven of beschikbaar stellen aan derden buiten uw organisatie
• U mag de software niet kopiëren, decompileren of onderwerpen aan reverse engineering, behalve voor zover dwingend recht dat toestaat

3. Accounts en gemachtigde gebruikers

U bent verantwoordelijk voor de gebruikersaccounts die onder uw abonnement worden aangemaakt, voor het vertrouwelijk houden van de inloggegevens en voor alle activiteit die via die accounts plaatsvindt. Rollen moeten zo worden toegekend dat elke medewerker alleen toegang heeft tot wat zijn of haar taken vereisen. Breng ons zonder onnodige vertraging op de hoogte als u ongeoorloofde toegang tot uw account vaststelt.

4. Demo en proefperiode

We beginnen doorgaans met een begeleide demonstratie, gevolgd door een proefperiode van 14 dagen waarin u met de gegevens van uw eigen accommodatie kunt werken. Aan de proefperiode is geen betalingsverplichting verbonden en ze gaat niet automatisch over in een betaald abonnement: een betaald abonnement start pas wanneer u een pakket bevestigt. Gegevens die tijdens de proefperiode zijn ingevoerd, kunnen worden overgezet naar het betaalde abonnement of op uw verzoek worden verwijderd.

5. Abonnementsduur en verlenging

Diafa PMS wordt verkocht als doorlopend abonnement. De standaard factuurperiode bedraagt één maand en start op de dag dat uw abonnement wordt geactiveerd. Tenzij het vóór het einde van de lopende periode wordt opgezegd, wordt het abonnement automatisch verlengd met een nieuwe periode van dezelfde duur, tegen het pakket en de modules die op dat moment gelden.

• Maandabonnementen worden elke maand op dezelfde kalenderdag verlengd
• Er kan een jaarformule met korting worden aangeboden (twaalf maanden voor de prijs van tien), die telkens na twaalf maanden wordt verlengd
• Er geldt geen minimumverbintenis buiten de lopende factuurperiode, tenzij een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst anders bepaalt

6. Vergoedingen, facturatie en belastingen

Abonnementsvergoedingen worden per factuurperiode vooraf aangerekend, op basis van het pakket, het aantal kamers en de gekozen modules. De prijzen op deze website zijn vanafprijzen en zijn exclusief btw.

• De vergoedingen worden vooraf gefactureerd bij de start van elke factuurperiode
• Alle prijzen zijn exclusief btw; de belasting wordt toegevoegd tegen het geldende wettelijke tarief en de EU-verleggingsregeling wordt toegepast waar die van toepassing is
• Aanvaarde betaalmethoden zijn overschrijving, internationale kaart en lokale betaalmethoden naargelang uw land
• Er zijn geen opstartkosten; de standaardinstallatie, de migratie van uw bestaande gegevens en de onboarding zijn inbegrepen, tenzij voor een complexe migratie vooraf een aparte offerte wordt gemaakt
• Verbruiksgebonden kosten van optionele diensten van derden, zoals kosten voor WhatsApp-berichten of betalingsverwerking, kunnen apart worden gefactureerd en worden meegedeeld voordat de module wordt geactiveerd

7. Laattijdige betaling en opschorting

Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Bij laattijdige betaling kunnen wij de wettelijke interest krachtens de Finse rentewet en redelijke invorderingskosten aanrekenen. Blijft een factuur 14 dagen na een schriftelijke herinnering onbetaald, dan kunnen wij de toegang tot de clouddiensten opschorten, waaronder de synchronisatie, de boekingsmodule, de channel manager en het gastenportaal, tot de betaling is ontvangen. Een opschorting wist geen gegevens, de lokale werking van de desktoptoepassing loopt door en de volledige toegang wordt na betaling meteen hersteld.

8. Pakketten en modules wijzigen

U kunt op elk moment opwaarderen, afwaarderen, modules toevoegen of modules verwijderen. Opwaarderingen en pas geactiveerde modules gaan onmiddellijk in en worden pro rata aangerekend voor de rest van de lopende factuurperiode. Afwaarderingen en het verwijderen van modules gaan in bij de start van de volgende factuurperiode; reeds betaalde vergoedingen voor de lopende periode worden niet terugbetaald. Waar de prijs afhangt van het aantal kamers, wordt die herzien wanneer dat aantal wijzigt.

9. Prijswijzigingen

Wij kunnen de abonnementsprijzen wijzigen. We brengen u minstens 30 dagen vóór de ingangsdatum schriftelijk per e-mail op de hoogte, en de nieuwe prijs geldt vanaf uw volgende verlenging. Aanvaardt u de nieuwe prijs niet, dan kunt u het abonnement opzeggen met ingang van de datum waarop de wijziging zou ingaan. Een reeds betaalde factuurperiode blijft ongewijzigd.

10. Opzegging door u

U kunt op elk moment opzeggen met een schriftelijke kennisgeving; een e-mail naar onze ondersteuning of facturatie volstaat. De opzegging gaat in op het einde van de lopende factuurperiode: het abonnement wordt niet verlengd en er worden geen verdere facturen opgesteld. Vergoedingen voor de lopende of eerdere periodes worden niet pro rata terugbetaald, omdat de dienst in die periodes ter beschikking is gesteld. Bij een maandabonnement betekent dit dat u na uw beslissing om te stoppen nooit meer betaalt dan de lopende maand.

11. Opschorting en beëindiging door ons

Wij kunnen het abonnement opschorten of beëindigen bij een wezenlijke tekortkoming die niet binnen 30 dagen na schriftelijke ingebrekestelling wordt rechtgezet, bij niet-betaling zoals hierboven beschreven, of bij onrechtmatig gebruik van de dienst. Wij kunnen de dienst, of een bepaald pakket of een bepaalde module, ook stopzetten met een opzegtermijn van minstens 90 dagen; in dat geval worden vooraf betaalde vergoedingen voor de periode na de stopzetting terugbetaald.

12. Uw gegevens en het einde van het abonnement

Uw operationele gegevens en gastgegevens zijn van u. De receptiegegevens worden lokaal op uw eigen machines opgeslagen, en onze cloudinfrastructuur in Helsinki ondersteunt de synchronisatie, back-ups, integraties en de onlinemodules.

• U kunt uw gegevens op elk moment exporteren zolang het abonnement actief is
• Gegevens die lokaal op uw machines staan, blijven na het einde van het abonnement in uw bezit
• Gegevens in de cloud blijven nog 30 dagen na de beëindiging exporteerbaar
• Gegevens in de cloud worden binnen 90 dagen na de beëindiging verwijderd, tenzij de wet een langere bewaring vereist
• Wij verkopen geen klant- of gastgegevens en gebruiken ze niet om een concurrerend product te bouwen

13. Persoonsgegevens en gegevensbescherming

Wanneer persoonsgegevens van gasten en personeel via Diafa PMS worden verwerkt, treedt u op als verwerkingsverantwoordelijke en wij als verwerker in de zin van de AVG. Die verwerking wordt geregeld door onze verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van deze overeenkomst en de doeleinden, de beveiligingsmaatregelen, de subverwerkers en onze bijstand bij verzoeken van betrokkenen beschrijft. Persoonsgegevens die via deze website worden verzameld, worden behandeld zoals beschreven in ons privacybeleid.

14. Aanvaardbaar gebruik

De dienst moet rechtmatig worden gebruikt en met respect voor de privacy van uw gasten en personeel. U verbindt zich ertoe niet:

• De dienst onrechtmatig te gebruiken of in strijd met de privacy van gasten of met de wetgeving inzake gegevensbescherming
• Te proberen ongeoorloofd toegang te krijgen tot de dienst, tot gegevens van andere klanten of tot onze infrastructuur
• De dienst of de interfaces ervan te verstoren, te overbelasten of te onderzoeken, behalve in het kader van afgesproken beveiligingstests
• De API, de webhooks of de MCP-toegang te gebruiken om zonder rechtsgrond gegevens op te vragen voor rekening van derden
• Via de berichtenmodules onrechtmatige, misleidende of ongevraagde berichten naar gasten te sturen

15. Diensten van derden en integraties

Diafa PMS maakt verbinding met diensten van derden, waaronder OTA-kanalen, aanbieders van berichtendiensten, betaaldienstverleners en AI-aanbieders. Het gebruik van die diensten valt onder hun eigen voorwaarden en tarieven, en hun beschikbaarheid, wijzigingen en storingen liggen buiten onze controle. We kiezen en volgen onze integratiepartners zorgvuldig op, maar we zijn niet verantwoordelijk voor de handelingen, de beschikbaarheid of de kosten van derden.

16. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Diafa PMS is gebouwd om te blijven werken wanneer de verbinding wegvalt: reserveringen, check-ins, betalingen, housekeeping en rapporten lopen door op uw lokale installatie en synchroniseren zodra de verbinding er weer is. We streven ernaar de clouddiensten doorlopend beschikbaar te houden en gepland onderhoud buiten de piekuren uit te voeren, met voorafgaande melding wanneer een onderbreking wordt verwacht. Ondersteuning verloopt via e-mail bij Starter, via e-mail met voorrang bij Professional, en via ondersteuning met voorrang en chat bij Enterprise. Concrete beschikbaarheidscijfers of reactietijden gelden alleen als ze in een schriftelijke serviceniveauovereenkomst zijn vastgelegd.

17. Garanties en uitsluiting

We leveren de dienst met professionele zorg en vakkundigheid en herstellen gemelde gebreken binnen een redelijke termijn. Daarbuiten wordt de dienst geleverd "zoals hij is" en garanderen wij niet dat hij ononderbroken of foutloos zal werken, noch dat hij geschikt is voor een bepaald doel dat niet schriftelijk is overeengekomen. U blijft er zelf verantwoordelijk voor na te gaan of uw gebruik voldoet aan de boekhoudkundige, fiscale, gastregistratie- en rapporteringsverplichtingen die voor uw accommodatie gelden.

18. Beperking van aansprakelijkheid

Geen van beide partijen beperkt haar aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid, noch aansprakelijkheid die volgens het toepasselijke recht niet kan worden beperkt. Onder dat voorbehoud is onze totale aansprakelijkheid voor alle vorderingen die in een periode van twaalf maanden ontstaan, beperkt tot de abonnementsvergoedingen die u voor de dienst hebt betaald in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die aan de vordering ten grondslag ligt. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetverlies, reputatieschade of gegevensverlies, noch voor schade die had kunnen worden vermeden door de back-up- en exportfuncties van de dienst te gebruiken.

19. Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt de vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim en gebruikt die uitsluitend voor de uitvoering van deze overeenkomst. Deze verplichting loopt door tot drie jaar na het einde van het abonnement. Ze geldt niet voor informatie die openbaar is, die zelfstandig is ontwikkeld, of die op grond van de wet of op vraag van een bevoegde instantie moet worden vrijgegeven.

20. Wijzigingen aan deze voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden bijwerken naarmate de dienst evolueert. Wezenlijke wijzigingen worden minstens 30 dagen vóór de ingangsdatum gemeld per e-mail of in de toepassing en gelden vanaf uw volgende verlenging. Aanvaardt u een wezenlijke wijziging niet, dan kunt u het abonnement opzeggen voordat die ingaat. Kleine wijzigingen, zoals verduidelijkingen en correcties, kunnen onmiddellijk ingaan.

21. Toepasselijk recht en geschillen

Deze voorwaarden worden beheerst door het Finse recht, met uitsluiting van de verwijzingsregels en van het Weens Koopverdrag. De partijen proberen elk geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan worden geschillen beslecht door de rechtbank van eerste aanleg van Helsinki, Finland, tenzij dwingend lokaal recht een andere rechtbank voorschrijft.

Contact Us

Email: info@diafapms.com